PROCESGEORIËNTEERDE GEMEENTE EN DE ROL VAN DE FP&C FUNCTIONARIS

Naar een nieuwe klantgerichte benadering

Tom Troquay, Procesgericht werken
Door het toenemende aantal eisen dat aan Gemeenten wordt gesteld voldoet het klassieke P&C instrumentarium niet langer. Naast financiële aspecten dient er tegenwoordig meer en meer aandacht te worden besteed aan “de externe klant” (burgers, bedrijven, instellingen en verenigingen)  maar ook “interne klanten” zijn in opkomst.

Het denken in termen van klanten betekent dat de gehele bedrijfsvoering van de Gemeente hierop dient te worden afgestemd. Planning&Control wordt meer en meer het inbouwen van de gewenste kwaliteitseisen in de klantprocessen en is niet langer “de standaard Marap” waar met name budgetuitputting in wordt genoemd. Het denken in termen van producten en klanten betekent dat er aan de werkwijze zelf meer en meer aandacht wordt besteed.

Het centrale verbindende begrip in de moderne P&C wordt dan ook: Procesgericht Werken.

In dit artikel wordt eerst ingegaan op de ontwikkelingen die leiden tot de noodzaak van Procesgericht werken, de huidige stand van zaken op het gebied van Planning&Control in Gemeenten en de betekenis van Procesgericht werken voor de FP&C functionaris, de Auditor en de AO-beheerder.

Context

De externe omgeving van de hedendaagse Gemeente is zeer uitdagend te noemen. Diverse maatschappelijke ontwikkelingen leiden tot een toegenomen vraag naar transparantie. De burger, de kiezer wil weten wat de Gemeente voor hem of haar betekent en wil vanuit een kritische rol Antwoord op gestelde vragen. Daarnaast heeft de Wetgever bepaald dat Gemeenten binnen redelijke termijnen antwoord moeten geven op gestelde vragen. Doet de Gemeente dit niet dan kost dit concreet geld (Wet Dwangsom). Dit alles in een bestuurlijke omgeving waar sinds 2002 “dualiteit” een belangrijke rol speelt. De Raad moet haar rol van volksvertegenwoordiger kunnen vervullen en heeft daarnaast een kaderstellende en controlerende taak. Het College dient de complexe beleidsvelden te vertalen naar de dagelijkse bedrijfsvoering.

Betekenis van externe ontwikkelingen voor de Bedrijfsvoering

Bij een toegenomen eis van transparantie is het noodzakelijk om gericht aandacht te besteden aan de dagelijkse werkwijze binnen de Gemeente. Naast “productbeschrijvingen” waarin de eisen voor de producten zijn vastgelegd, wordt het noodzakelijk om ook de werkwijze zelf kritisch onder de loep te nemen.

Voorbeeld: het wordt noodzakelijk om inzicht te verkrijgen in de doorlooptijden van klantprocessen naar de Burger om boetes te voorkomen (Wet Dwangsom).

Ontwikkelingen aan de voorkant van Gemeenten zoals de invoering van de WABO noodzaken Gemeenten om opnieuw na te denken over de inrichting van de processen. De “voorkant” naar de klant verandert ingrijpend waarbij de “backoffice” onveranderd blijft. Dit vraagt om een nieuw regie-instrument waarbij de voortgang, kwaliteit en doelmatigheid van het werk nauwkeurig kan worden bewaakt. Aangrijpingspunt voor dit nieuwe regie-instrument is “Procesgericht Werken”.